Hầu hết các nhà quản lý cấp cơ sở đều có cảm giác rằng họ có quá nhiều việc phải làm. Làm cách nào để có thể biết được cách phân bổ thời gian sao cho hợp lý? Giữa việc dễ làm, việc quan trọng và việc khẩn cấp, ta phải chọn việc nào để làm trước? Làm sao ta quyết định được?
Các giai đoạn của quá trình ra quyết định:
Thông tin (Knowledge): Ở giai đoạn này chúng ta thu thập dữ liệu và bảo đảm chúng đều chính xác. Những thông tin cần có là:
- Tính chất của công việc (khẩn cấp, quan trọng)
- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên.
- Nguồn lực để thực hiện công việc.
Mục tiêu (Objectives):
Một khi bạn đã thu thập và kiểm tra tất cả thông tin có được thì việc quan trọng tiếp theo là quyết định xem chính xác vấn đề là gì. Câu hỏi ở đây sẽ là:
Tôi đang cố gắng đạt được điều gì?
Phương án ( Alternatives):
Câu hỏi ở đây sẽ là:
Trên cơ sở những thông tin có được và mục tiêu cần đạt được, các phương án mà tôi có thể chọn lựa là gì?
Đánh giá và lựa chọn (Look ahead): Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng phương án nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
- Các phương án sẽ được thực hiện như thế nào?
- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
- Phí tổn (về tài chính và những thứ khác) cho việc áp dụng mỗi phương án là bao nhiêu?
Hành động (Action): Đây là lúc bạn chọn một trong số nhiều phương án, thực hiện và xem nó tiến triển như thế nào.
Tính toán thời điểm ra quyết định
Trong lúc chúng ta nói nhiều về vấn đề tiết kiệm và tranh thủ thời gian thì việc giải quyết công việc đúng thời điểm cũng rất quan trọng. Một nhà quản lý không chỉ cần đưa ra những quyết định đúng đắn nhất mà còn phải thực hiện chúng vào thời điểm tối ưu nhất.
Tuy nhiên, thông thường việc tính toán thời điểm của một quyết định quản lý tùy thuộc vào sự phán xét của nhà quản lý, dựa trên lượng thông tin sẵn có.
Để tính toán đúng thời điểm cho ra một quyết định, bạn phải dựa trên những thông tin tốt nhất mà bạn có thể có.
Tất nhiên, nếu bạn không kiểm soát được khía cạnh thời gian của quyết định thì điều này có thể là:
"Bạn đang phải đáp ứng đòi hỏi của người khác, hoặc bạn đang làm việc theo thói quen".
